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Déclaration de confidentialité Twikey

24/05/2018.

La présente Déclaration de confidentialité (“Déclaration de confidentialité”) vous informe sur la manière dont vos données sont traitées lorsque vous, l’“Utilisateur”, optez pour la solution de mandat électronique de Twikey (pour la signature en ligne de domiciliations) dans le cadre de votre accord avec votre fournisseur.

Twikey et votre fournisseur coopèrent pour vous offrir cette solution de mandat électronique. Twikey et votre fournisseur respectent votre droit à la vie privée et à la protection de vos données à caractère personnel.

Dans la présente Déclaration de confidentialité nous expliquons comment nous (Twikey) traitons vos données à caractère personnel. Nous vous conseillons de lire attentivement cette Déclaration de confidentialité.

Veuillez noter que la présente Déclaration de confidentialité s’applique exclusivement au traitement de vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez la solution de mandat électronique de Twikey ou lorsque vous avez demandé des informations supplémentaires, comme par exemple notre Newsletter.

Pour plus d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de votre utilisation du service de votre fournisseur en général, nous vous référons à la Déclaration de confidentialité du fournisseur avec lequel vous avez conclu un accord pour ce service. Twikey n’est pas impliqué dans ces traitements.

1 Quelles catégories de données traitons-nous ?

En bref: lorsque vous utilisez la solution de mandat électronique de Twikey, différentes catégories de données à caractère personnel sont traitées. Il s’agit ici toujours de données qui vous concernent directement ou indirectement, telles que vos données d’identification personnelles et financières et de données électroniques qui identifient votre appareil (par exemple une adresse IP).

Lorsque vous utilisez la solution de mandat électronique de Twikey, les catégories de données à caractère personnel suivantes sont traitées :

  1. Données d’identification personnelles (par exemple votre nom et adresse);
  2. Données d’identification électronique (par exemple votre adresse IP);
  3. Données d’identification financières (par exemple votre numéro de compte);
  4. Transactions financières;
  5. Accords (par exemple l’accord que vous avez conclu avec votre fournisseur);
  6. Caractéristiques personnelles (par exemple votre sexe et date de naissance).

Lorsque vous n’utilisez pas la solution de mandat électronique de Twikey, mais que vos données sont toutefois disponibles chez Twikey (par exemple parce que vous vous êtes inscrit à notre Newsletter, les catégories de données suivantes sont traitées:

  1. Données d’identification personnelles (par exemple votre nom et adresse);
  2. Données d’identification électronique (par exemple votre adresse IP);

Dans ce cas, seule la responsabilité de Twikey sera impliquée et non celle du fournisseur pour ce qui concerne les articles ci-après. Les éventuelles fins de Twikey en cette matière sont repris à l’article 3.2.

2 Qui est responsable pour le traitement de vos données à caractère personnel?

En bref: Ci-dessous, sous l'article 2, nous expliquons qui est responsable pour quel traitement de vos données à caractère personnel. Il se peut en effet que pour certaines fins de traitement Twikey et votre fournisseur soient conjointement responsables, tandis que pour d’autres fins de traitement seul Twikey soit responsable.

  1. Pour le traitement de vos données à caractère personnel pour les fins décrites à l’article 3.1 ci-dessous, les parties suivantes sont conjointement responsables:
    • NV/SA Twikey (BE0533.800.797) – “Twikey”:
      • Adresse: Derbystraat 43, 9051 Gent, Belgique
      • Numéro de téléphone: +32 (0)9 395 45 00
      • Adresse e-mail: support@twikey.com
      Vous pouvez contacter le responsable de la confidentialité de Twikey via cette adresse e-mail.
    • Votre fournisseur
      Pour les coordonnées du responsable de la confidentialité chez votre fournisseur, veuillez contacter directement votre fournisseur.
  2. Twikey est seul responsable du traitement de vos données à caractère personnel aux fins décrites à l'article 3.2 ci-dessous.
  3. Twikey et votre fournisseur ont conclu un accord qui réglemente leur responsabilité conjointe pour le traitement des données à caractère personnel aux fins décrites à l'article 3.1. Cet accord signifie en essence que:
    1. Twikey fournit à l'Utilisateur les informations nécessaires concernant le traitement des données à caractère personnel, lorsque cet utilisateur opte pour la solution de mandat électronique de Twikey;
    2. Vous, en tant qu’Utilisateur, pouvez toujours adresser vos questions relatives à l’exercice de vos droits en matière de traitement de vos données à caractère personnel à une des parties. Twikey et votre fournisseur veillerons à transmettre vos questions à la partie qui peut y répondre de manière appropriée.

3 Pourquoi ces données à caractère personnel sont-elles traitées?

En bref: Vos données à caractère personnel sont en première instance traitées pour pouvoir vous offrir la solution de mandat électronique. Ces données doivent ensuite être traitées pour que (Twikey et le fournisseur) puissent communiquer et rapporter entre eux. Ces raisons de traitement sont donc définies de commun accord par Twikey et votre fournisseur.

Nous traitons vos données à caractère personnel également à d’autres fins qui, dans ce cas, sont exclusivement déterminées par Twikey. Ces fins incluent entre autres l’établissement et la mise à jour de statistiques, l'amélioration de nos services, etc.

  1. Twikey et votre fournisseur traitent conjointement vos données à caractère personnel aux fins suivantes:
    1. pour pouvoir vous offrir la solution de mandat électronique (comme décrite dans les Conditions Générales de Twikey) dans le cadre de votre accord de domiciliation;
    2. pour pouvoir remettre celui-ci à la banque;
    3. pour des fins de facturation, communication et de reporting relatives au fonctionnement de la solution de mandat électronique;
    4. pour évaluer la solvabilité;
    5. pour pouvoir prendre conjointement les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel.
  2. Twikey traite également vos données à caractère personnel, sans l'intervention de votre fournisseur, aux fins suivantes:
    1. pour pouvoir communiquer avec vous et /ou pour vous informer sur l'état de nos services;
    2. pour pouvoir effectuer des analyses statistiques et autres sur l'utilisation de notre solution de mandat électronique;
    3. pour améliorer nos produits et services;
    4. pour pouvoir détecter toute fraude et abus;
    5. pour pouvoir informer des tiers dans le cadre d'une éventuelle fusion, acquisition, division ou transaction similaire, même si ces tiers sont situés en dehors de l'UE;
    6. pour pouvoir prendre en interne les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos données à caractère personnel;
    7. pour pouvoir se conformer aux demandes ou ordres légitimes des autorités gouvernementales et judiciaires compétentes, y compris l'autorité responsable de la protection des données.

4 Comment légitimons-nous le traitement de vos données à caractère personnel ?

En bref: La législation relative à la protection de vos données à caractère personnel nous oblige à clarifier les motifs légaux que nous invoquons afin de légitimer le traitement de vos données à caractère personnel. Twikey et votre fournisseur s'appuient en premier lieu sur la nécessité de traiter vos données à caractère personnel afin de pouvoir exécuter l'accord que Twikey et votre fournisseur ont avec vous. Après tout, sans traitement de vos données à caractère personnel, vous ne pouvez pas utiliser la solution de mandat électronique.

  1. Aux fins décrites à l'article 3.1.a., b., c. et d. Twikey et votre fournisseur invoquent chacun la nécessité du traitement pour l'exécution de l'accord avec l'Utilisateur.
  2. Aux fins décrites à l'article 3.1.d. Twikey et votre fournisseur invoquent chacun l’obligation juridique qu’ils ont à prendre les mesures appropriées conformément aux dispositions de l'article 32 du règlement général sur la protection des données.
  3. Aux fins décrites à l'article 3.2.a. à e. Twikey invoque l'intérêt légitime de Twikey, qui consiste en:
    1. être en mesure de vous informer correctement sur l'état de nos services, par exemple lorsqu'un incident se produit;
    2. l'importance commerciale de l'amélioration des produits et services;
    3. la garantie de protéger la solution de mandat électronique ainsi que les processus, données et systèmes sous-jacents contre toute menace;
    4. l'importance de l'exécution des opérations de droit des sociétés.
  4. Aux fins décrites à l'article 3.2.f. et g. Twikey invoque les obligations légales imposées à Twikey, comme il ressort entre autres de l'article 32 du règlement général sur la protection des données.

5 Qui reçoit les données à caractère personnel et vers quels pays sont-elles transmises?

En bref: Vos données à caractère personnel sont partagées avec un nombre limité de parties, telles que les fournisseurs de services et les partenaires de Twikey et de votre fournisseur, dont certains se situent à l'étranger. Dans cette section, nous expliquons à qui nous envoyons vos données à caractère personnel et comment nous nous assurons que la sécurité de vos données à caractère personnel est garantie lorsqu'elles sont envoyées à l'étranger.

  1. Vos données à caractère personnel sont reçues par les catégories suivantes de destinataires:
    1. vous-même;
    2. vos relations d'affaires (comme votre banque);
    3. les partenaires et les fournisseurs de services de Twikey et de votre fournisseur;
    4. nos actionnaires et acquéreurs potentiels;
    5. les entreprises du même groupe (pour votre fournisseur);
    6. les autorités gouvernementales et judiciaires.
  2. Twikey enverra vos données à caractère personnel aux États-Unis d'Amérique que si nécessaire dans le cadre de nos services. La sécurité de vos données à caractère personnel est garantie parce que nos fournisseurs de services se sont certifiés sous le EU-US Privacy Shield (pour plus d’informations, voir https://www.privacyshield.gov). Vos données d'identification financière et vos transactions financières sont, si d’application, entièrement stockées au sein de l’UE.

6 Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

En bref: Twikey et votre fournisseur conservent vos données à caractère personnel que le temps nécessaire pour réaliser les fins citées à l’article 3.

Vos données à caractère personnel ne seront traitées que le temps nécessaire pour réaliser les fins citées à l'article 3 ci-dessus. Twikey et votre fournisseur anonymiseront vos données personnelles lorsqu'elles ne seront plus nécessaires à ces fins, sauf si:

  1. un intérêt légitime de Twikey, votre fournisseur ou un tiers à garder vos données personnelles sous une forme identifiée l'emporte sur votre intérêt d'anonymisation;
  2. une obligation légale ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative empêche une telle anonymisation.

7 Quels droits pouvez-vous exercer en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel

En bref: Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression de vos données à caractère personnel et de limitation ou d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel. Vous avez également droit à la portabilité des données. Dans cet article 7, nous expliquons comment et sous quelles conditions vous pouvez exercer ces droits.

  1. Vous avez le droit de demander l'accès à toutes les données à caractère personnel mentionnées dans cette déclaration de confidentialité dans la mesure où elles se rapportent à vous. Vous pouvez exercer ce droit en premier lieu via votre profil sur Twikey même. Twikey et votre fournisseur se réservent le droit de refuser les demandes d'accès multiples qui ont clairement pour but d’importuner ou de nuire Twikey, votre fournisseur ou des tiers.
  2. Vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel qui vous concernent et qui sont incorrectes soient corrigées gratuitement. Vous pouvez vous-même corriger un nombre de ces données personnelles à travers votre profil auprès de votre fournisseur ou Twikey. Si une correction est demandée, cette demande doit être accompagnée de la preuve que les données pour lesquelles la correction est demandée sont incorrectes.
  3. Vous avez le droit de demander que vos données à caractère personnel soient supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires en vertu des fins décrites ci-dessus. Vous devez toutefois tenir compte du fait qu'une demande de suppression de données à effectuer par Twikey et votre fournisseur sera évaluéé contre:
    1. L’intérêt légitime de Twikey, votre fournisseur ou un tiers de conserver vos données à caractère personnel et que cet intérêt, prime sur votre droit à la suppression;
    2. une obligation légale ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative empêchant une telle suppression.
    Au lieu de demander la suppression des données, vous pouvez également demander que le traitement de vos données à caractère personnel soit limité lorsque vous (a) contestez l’exactitude de ces données, (b) le traitement est illégal ou (c) les données ne sont plus nécessaires pour les fins décrites ci-dessus mais que vous en avez besoin pour vous défendre dans des procédures judiciaires.
  4. Vous avez le droit de vous opposer au traitement des données à caractère personnel pour les fins mentionnées à partir du point 3.2.a. jusqu’à e, mais vous êtes obligé de clarifier les circonstances particulières sur lesquelles votre demande est basée.
  5. Toute demande adressée à Twikey ou à votre fournisseur peut être envoyée par courrier électronique à l'adresse e-mail de Twikey mentionnée à l'article 2 ou directement à votre fournisseur.
  6. Un e-mail avec une demande d'exercice d'un droit ne sera pas interprété comme un consentement au traitement de vos données à caractère personnel au-delà de ce qui est nécessaire pour le traitement de votre demande. Une telle demande doit clairement indiquer le droit que vous souhaitez exercer et les raisons de ceci, si tel est nécessaire compte tenu de ce qui a été spécifié ci-dessus. Elle doit également être datée et signée et accompagnée d'une copie scannée numériquement de votre carte d'identité valide qui démontre votre identité ou être transmise via la connexion avec Twikey ou via une éventuelle plateforme de votre fournisseur.

Sans préjudice de la répartition des responsabilités décrite à l'article 2, nous vous informerons immédiatement de la réception de cette demande. Si la demande est valable, nous vous en informerons dès que raisonnablement possible et au plus tard dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande.

Si vous avez une réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel par Twikey ou votre fournisseur, vous pouvez toujours nous contacter via l'adresse e-mail mentionnée à l'article 2 ou vous adresser directement à votre fournisseur. Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données, à savoir l'Autorité belge de protection des données.