Les meilleures pratiques pour la rédaction d’un mandat

Il existe des règles pour la rédaction d’un mandat. Celles-ci ne sont pas toujours rigoureusement appliquées par certains créanciers. Pour éviter tout malentendu, nous reprenons ci-après les meilleures pratiques en ce domaine. Ainsi, vous saurez exactement ce dont vous devez tenir compte lorsque vous créez un mandat de domiciliation SEPA.

Il existe des règles pour la rédaction d’un mandat. Celles-ci ne sont pas toujours rigoureusement appliquées par certains créanciers. Pour éviter tout malentendu, nous reprenons ci-après les meilleures pratiques en ce domaine. Ainsi, vous saurez exactement ce dont vous devez tenir compte lorsque vous créez un mandat de domiciliation SEPA.

Ces principes, rédigés fin 2017, sont utilisés comme cadre d’évaluation par la plateforme MOB (Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer) aux Pays-Bas, mais ils sont tout aussi valables pour d’autres pays tel que la Belgique.

Les 4 principes dont vous devez tenir compte lors de la rédaction d’un mandat, sont:

Transparence
Complétude
Méthode de signature acceptable
Résiliation facile

1. Transparence

Il doit être très clair qu’un et et pour quoi.

Ces deux éléments doivent être clairement mentionnés lors du processus de signature. De préférence, sans défilement, dans le même écran et lisible sur tous les appareils. Le client final doit toujours pouvoir consulter ce mandat par la suite.

Ceci augmente également le taux de réussite lors de l’exécution même du mandat. Le client final reconnaît plus facilement ce dont il s'agit exactement, ce qui réduit considérablement le nombre de discussions à ce sujet et stimule la confiance en ce mode de paiement.

2. Complétude

Deux sources différentes énumèrent sans ambiguïté les exigences formelles et techniques. (L’annexe au Règlement SEPA EU 260/2012et le SDD Rulebook, paragraphe 4.7.2. DS-01 The mandate – Pour le SDD Rulebook concernant les domiciliations ou prélèvements CORE).

En résumé, la complétude peut être vérifiée sur base des éléments suivants:

Pour la Belgique, la mention Mandat de Domiciliation Européenne SEPA (Mandat de Domiciliation Européenne B2B SEPA pour les entreprises) doit clairement être reprise en haut dans le titre du document.
De plus, les champs suivants doivent être complétés:

Numéro de mandat
Données du débiteur - Nom - Adresse (Celle-ci n’est pas obligatoire pour les transactions dans la zone EEE mais nous conseillons fortement de la reprendre. En cas de refus de paiement, il est en effet plus facile de régler le différend lorsque l’adresse du débiteur figure sur le document). - Code postal et ville - Pays - IBAN - BIC (celui-ci n’est pas obligatoire pour les transactions dans la zone EEE)
Pour le créditeur **-**Nom de l’entreprise - Adresse - Code postal et ville - Pays - Numéro d’identification du créancier – en Belgique celui-ci commencera généralement par BE99ZZZ
Concernant la domiciliation et le contrat même: **-**Encaissement unique ou récurrent - Référence au contrat sous-jacent. Cela peut être le numéro d’identification du contrat sous-jacent en combinaison avec une description du contrat
Une indication du lieu et de la date de signature.

Les textes juridiques concernant le mandat de domiciliation et le droit au remboursement pendant une période de huit semaines suivant le débit du compte (pour les mandats CORE) et les conditions particulières pour les mandats de domiciliation B2B.

Ces directives peuvent être consultées sur le site: pour la Belgique.(Néerlandais)

Lorsqu’une des directives précitées n’est pas respectée, le mandat n’est pas valable et en tant que créancier, vous encourez le risque d’accuser des refus pendant une période de 13 mois ainsi qu’une amende supplémentaire de la banque. La banque est en en principe même obligée de constituer une réserve pour ces risques car elle sera tenue responsable en cas de faillite.

3. Méthode de signature acceptable

Le mandat doit être correctement signé. La signature doit se faire de manière sûre et acceptable. Ceci est simple en cas d’un mandat papier: une signature manuscrite suffit. En cas d’un mandat B2B, la banque du prestataire de services de paiement (la banque du débiteur) sera toujours impliquée. Pour les mandats électroniques, la banque du débiteur peut être impliquée (par exemple en utilisant les Incassomachtigen aux Pays-Bas ou Twikey en Belgique) mais ceci n’est pas strictement nécessaire. Selon la loi, une signature électronique répondant aux exigences légales minimales est également une option. Ces règles varient d'un pays à l'autre.

4. Résiliation facile d’une mandat SEPA

Tant les mandats papier que les mandats électroniques doivent pouvoir être résiliés facilement. Cette résiliation doit, de préférence, pouvoir se faire de la même manière que celle utilisée pour la signature du mandat. En Europe, ceci ne peut se faire qu’à travers notre propre plateforme Twikey. Digitaal Incassomachtigen aux Pays-Bas ne soutient pas cette fonction, mais la couche supplémentaire prévue par Twikey permet quand même de le faire. En Belgique, cette fonction est intégrée par défaut dans notre système Twikey et nous allons encore plus loin.Pour un nombre de banque, la résiliation est automatiquement enregistrée auprès de la banque !

Il existe encore d’autres possibilités pour résilier un mandat:

Intégrer la résiliation dans une sorte de “Myportal”
Le faire à travers l’application e-banking de la banque
Téléphoner au centre d’appels du créancier
Exceptionnellement, la résiliation peut également être communiquée par lettre recommandée

Implémentation des règles d’acceptation d’un mandat

Depuis la création de Twikey en 2013, nous avons toujours strictement appliqué ces règles. Ainsi nous offrons un moyen facile aux entreprises de se conformer directement à toutes les règles ci-dessus. Grâce à l’onboarding facile et rapide, nos clients n’ont aucun souci à se faire quant à l’application correcte de celles-ci.

Lorsque vous configurez vous-même un système de mandats ou devez choisir une solution, il est impératif de suivre rigoureusement les 4 règles précitées. Une solution qui se limite à «la signature» d’un accord, ne suffit pas.

Vous pouvez consulter le document originalde la plateforme hollandaise MOB.

La plateforme MOB ou Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer a été créée en 2002 et est supervisée par la banque nationale des Pays-Bas. Parmi ses rangs, elle compte un nombre d’intervenants du secteur des paiements, telles que les banques, les Payment Service Providers (PSP), les organisations faîtières des détaillants, des consommateurs et de personnes handicapées qui sont tous impliqués dans la concertation en cette matière.