Que faire des prélèvements automatiques lors d’une reprise d’entreprise?
Les prélèvements automatiques sont de plus en plus utilisés comme moyen de paiement. Avec un prélèvement européen, un créancier peut encaisser les factures de tous les débiteurs de la zone SEPA via sa banque. En cas de reprise d'entreprise, les prélèvements automatiques peuvent également être repris. Comment cela fonctionne-t-il?
Reprise ou fusion d’entreprise? Que faire des prélèvements existants?
Une reprise ou une fusion d'entreprise a un impact majeur sur le fonctionnement d'une entreprise et génère beaucoup d'administration supplémentaire. Il importe de réduire au maximum cette charge administrative. Pour les paiements récurrents réglés par prélèvement automatique, il existe de nombreuses solutions pour continuer à assurer le bon déroulement du flux de paiement récurrent sans tracas administratifs et sans avoir à déranger le client final. Il n'est donc absolument pas nécessaire de renouveler tous les prélèvements automatiques de l’entreprise qui vient d’être reprise. Ci-après, vous trouverez un aperçu des situations possibles.
Importance de la banque
La procédure à suivre pour la reprise des mandats de prélèvement varie en fonction de la banque impliquée Si une banque peut reprendre le portefeuille existant de numéros de créanciers, la reprise sera très simple et il suffira de communiquer au client que la facture sera encaissé par une autre société. Le numéro de créancier est transféré d'une entreprise à l'autre et la banque adaptera le numéro de compte du créancier si nécessaire. Toutes les banques ne soutiennent pas cette procédure. Consultez donc plusieurs banques pour éviter une procédure de migration.
Lorsqu’une banque ne peut pas reprendre le numéro de créancier, la situation devient un peu plus complexe. Dans ce cas, la procédure de reprise des mandats variera en fonction du type de mandat impliqué. Nous distinguons une procédure pour les mandats Core (utilisables pour les particuliers et les professionnels) et les mandats B2B (utilisables uniquement pour les professionnels (non-consommateurs).
Reprise de mandats Core
Le créancier peut lui-même migrer les mandats Core. Malheureusement la majorité des progiciels comptables n’offrent pas cette facilité de migration et réfèrent les entreprises à Twikey. Via Twikey, il est possible de migrer les mandats de l'ancien numéro de créancier vers le nouveau numéro. Il n’est donc pas nécessaire de recréer, resigner et revalider le mandat. Le créancier devra uniquement communiquer le nouveau numéro de créancier et le nom du nouveau créancier au client final.
Reprise de mandats B2B
La procédure à suivre pour les mandats Core n’est pas valable pour les mandats B2B. L'expérience nous a appris que les banques ne peuvent pas garantir l'enregistrement correct des mandats B2B migrés. Nous recommandons donc de renégocier et de renouveler ces mandats. Les clients repris sont alors invités à signer un nouveau mandat. Via Twikey vous mettez en place une campagne de conversion et vous invitez vos clients (1 par 1 ou en masse) à signer facilement un mandat de prélèvement en ligne et à payer vos futures factures par prélèvement automatique. Une campagne de conversion réussie peut se faire par :
- courriel
- campagnes de lettres (via un code unique dans la lettre, les clients sont redirigés vers un espace personnalisé où toutes leurs coordonnées sont déjà complétées. Le client n'a plus qu'à donner son accord en signant le mandat en ligne.
- un portail sur votre propre site web.
Vous pouvez facilement suivre la campagne via notre application et des rappels peuvent être envoyés automatiquement. Nous vous recommandons d'utiliser temporairement l'ancien flux de domiciliation existant avec l'ancien numéro de créancier en attendant la migration des nouveaux mandats. De cette façon, vous conservez le flux de revenus existant et vous ne dépendez pas de l'action du client final.
En résumé
La reprise des prélèvements automatiques dans le cadre d'une reprise d'entreprise est principalement déterminée par la banque et le type de mandat (mandat Core ou B2B). Si une banque peut reprendre le numéro de créancier, les mandats existants peuvent également être repris immédiatement. Si une banque ne peut pas reprendre le numéro de créancier, les mandats Core sont repris via une migration tandis que les mandats B2B devront être renouvelés. Vous trouverez ci-dessous un schéma des différents cas.
Avez-vous encore des questions? Twikey aide les entreprises avec leurs paiements récurrents et leurs processus de prélèvement automatique. Cliquez ici pour un entretien sans engagement.
