Online-Verwaltung von B2B-Lastschriften vereinfachen

Viele Unternehmen möchten B2B-Mandate mit ihren Kunden abschließen, um ihre Risiken zu reduzieren *. Wenn das Mandat jedoch nicht online abgeschlossen werden kann, bedeutet das erheblichen Aufwand. Denn bei B2B-Mandaten muss ein Unternehmen die Bestätigung erhalten, dass das Mandat bei der Bank des Zahlungspflichtigen registriert wurde.

Beim Papierverfahren muss der Zahlungspflichtige persönlich zu seiner Bank gehen und die erhaltenen Papierdokumente dort registrieren lassen. Stellt sich danach heraus, dass etwas fehlt oder fehlerhaft ist, muss er erneut zur Bank. Die Dokumente müssen am Ende auch dem Gläubiger zugestellt werden, da in diesem Fall ausschließlich Papierdokumente mit einer eigenhändigen Unterschrift als gültig gelten.

Neben dem Zeitverlust durch Bankbesuche und den Papierweg hat Twikey zahlreiche weitere Nachteile dieser Vorgehensweise identifiziert:

1. Die Eingabe der Mandatsnummer (eine Pflichtangabe auf dem Dokument) durch die Bank kann fehleranfällig sein.
2. Nicht alle Bankmitarbeiter wissen, dass ein B2B-Mandat stets bei der Bank registriert werden muss. Bei einem CORE-Mandat ist dies nicht erforderlich.
3. Der Zahlungspflichtige vergisst, dem Gläubiger die Registrierung mitzuteilen, sodass dieser vergeblich wartet.
4. Der gesamte Papierprozess kann zwei bis acht Wochen dauern und schreckt dadurch viele Unternehmen ab.
5. Der Zahlungspflichtige täuscht im Rahmen des Registrierungsprozesses, um Waren oder Dienstleistungen zu erhalten.

In der heutigen digitalen Welt ist diese Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß. In Zeiten von Covid-19 lassen sich neue Verträge und Mandate mit Geschäftskunden auf diesem Weg grundsätzlich nicht mehr abschließen. Wer sein Unternehmen am Laufen halten möchte, kommt nicht umhin, seine B2B-Mandate zu digitalisieren und online abzuschließen. Das spart nicht nur viel Zeit: Durch den erheblich vereinfachten Prozess werden auch mehr Kunden bereit sein, ein Mandat digital abzuschließen. Einige Twikey-Kunden erreichen in diesem Bereich eine Erfolgsquote von 100 %!

Was genau macht Twikey bei B2B-Mandaten?

Einzigartige Lösung in Belgien für B2B-Lastschriften

In den letzten Jahren haben wir ein einzigartiges Netzwerk mit allen wichtigen belgischen Banken aufgebaut. Die erforderlichen technischen und geschäftlichen Verbindungen wurden etabliert. Mit den belgischen Banken Belfius, BNP Paribas Fortis, ING, KBC, Crelan und Bank J. Van Breda haben wir ein vollständiges Verfahren für B2B-Mandate entwickelt.

Mit jeder Bank haben wir festgelegt, wie wir ihnen die unterzeichneten Dokumente übermitteln und welche Arten von Unterschriften sie akzeptieren. Häufig genutzte Online-Signaturmethoden sind eID und itsme; einige Banken ermöglichen dem Zahlungspflichtigen sogar die Unterzeichnung mit seiner Bankkarte.

Die Banken prüfen außerdem unmittelbar eine Reihe von Schlüsseldaten, die einer Mandatsregistrierung möglicherweise entgegenstehen könnten:

1. ob der Bevollmächtigte des Kontos unterzeichnet hat
2. ob keine erforderlichen Unterschriften fehlen
3. ob für das angegebene Konto B2B-Mandate abgeschlossen werden können
4. ob das Konto nicht gesperrt ist

Sind alle diese Voraussetzungen erfüllt, wird der Zahlungspflichtige darüber informiert und kann sicher sein, dass das Mandat unter der korrekten Mandatsnummer bei der Bank registriert wurde. Der Gläubiger wird ebenfalls umgehend benachrichtigt.

Gelegentlich begegnet uns bei Twikey Gläubigern, die über einen Lastschrifteinzug von 0,01 Euro prüfen, ob das Mandat korrekt bei der Bank registriert wurde. Bei negativer Rückmeldung wissen sie, dass die Registrierung nicht korrekt erfolgt ist. Dieser 0,01-Euro-Lastschriftcheck ist bei einem digitalen Verfahren vollständig überflüssig.

Das digitale Mandat wird schließlich in der Twikey-Umgebung des Gläubigers gespeichert und automatisch an dessen Bank weitergeleitet. Ab diesem Zeitpunkt kann es für Einzüge verwendet werden.

Marktführer bei B2B-Mandaten in den Niederlanden

In den Niederlanden waren wir der erste Anbieter, der B2B-Mandate über das eMachtiging-Protokoll abgeschlossen hat. Das niederländische Verfahren ähnelt dem belgischen in hohem Maße. Dieselben Daten werden von der Bank geprüft, und der Zahlungspflichtige erhält sofort eine Bestätigung über die gültige Registrierung des Mandats.

Im Unterschied zu Belgien können Zahlungspflichtige in den Niederlanden ausschließlich über die Banking-App unterzeichnen (Signatur mit dem Token in der Banking-Umgebung). Zudem geben die Banken weniger Rückmeldung zu möglichen Fehlern.

Andererseits können niederländische Zahlungspflichtige beim Unterzeichnen des Mandats einen Höchstbetrag festlegen. Beim Einzug prüft die Bank, ob dieser Betrag nicht überschritten wird, und lehnt den Einzug andernfalls ab. Twikey leitet diese Information selbstverständlich weiter.

Digitale B2B-Mandate in anderen Ländern?

Leider gibt es derzeit in anderen Ländern keine Initiativen zur Digitalisierung dieses B2B-Verfahrens. Twikey befindet sich aktuell im Gespräch mit einer Reihe großer ausländischer Banken, doch bis konkrete Fortschritte erzielt werden, dürfte noch einige Zeit vergehen.

Für diese Länder hat Twikey eine Lösung entwickelt, die das Nachverfolgen des Papieraustauschs sicherstellt. Dabei werden sowohl der Beginn als auch das Ende des Prozesses vollständig digital abgewickelt. Lediglich der Endkunde muss weiterhin ein Papierverfahren durchlaufen und seine Bank aufsuchen.

Zusätzliche Unterstützung in Zeiten von Covid-19

Sowohl die Banken als auch Twikey bevorzugen diese digitale Vorgehensweise. Als besonderen Anreiz bieten wir Unternehmen, die sich vor dem 01.06.2020 bei uns registrieren, eine kostenlose Online-Schulung zur Nutzung unserer Lösung an.

Für weitere Informationen zu digitalen B2B-Mandaten oder zu unserer Lösung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

*Weitere Informationen zur Einrichtung von B2B-Mandaten, ihren Vorteilen und der Online-Verwaltung finden Sie in diesem Blogbeitrag.