Online B2B mandaten afsluiten. Hoe gaat dit in zijn werk?

Online B2B mandaten afsluiten biedt tal van voordelen t.o.v. de papieren flow. Ontdek in deze blog wat het voor uw bedrijf kan opleveren.

Veel bedrijven wensen B2B mandaten af te sluiten met hun klanten om zo hunrisico's te beperken*. Daar komt echter heel wat bij kijken als het mandaat niet online afgesloten kan worden. Voor B2B mandaten moet een bedrijf immers de bevestiging krijgen dat het mandaat bij de bank van de klant werd geregistreerd.

Bij de papieren flow moet de klant dus naar zijn bank gaan om de papieren documenten, die hij via de post of via email ontvangen heeft, persoonlijk te registreren. Als er nadien toch iets niet in orde blijkt te zijn of ontbreekt, dan moet de klant nogmaals naar zijn bank gaan. De documenten moeten uiteindelijk ook aan de leverancier worden bezorgd want bij deze manier van werken is enkel een papieren document met “natte” handtekening geldig.

Naast het tijdsverlies die de verplaatsingen naar de bank en de papieren flow met zich meebrengen, hebben we bij Twikey ook tal van andere nadelen vastgesteld bij deze manier van werken:

Er gebeuren fouten bij de bank bij het overtikken van het mandaatnummer (dit is een verplicht nummer op het document).
Niet alle bankbedienden weten dat een B2B mandaat altijd geregistreerd moet worden bij de bank. Dit hoeft immers niet voor een CORE mandaat.
De klant vergeet deze registratie door te geven aan zijn leverancier, die dus blijft wachten.
Het hele papieren proces neemt zo’n 2 tot 8 weken in beslag, waardoor veel bedrijven worden afgeschrikt.
De klant liegt over de registratie, om zo goederen of diensten geleverd te krijgen.

Deze manier van werken is in een digitaal tijdperk sowieso al niet meer aan de orde, maar in tijden van Covid-19 kan je in principe zo géén nieuwe contracten en mandaten meer afsluiten met professionele klanten.Als je je bedrijf altijd “up and running” wil houden, kan je eigenlijk niet anders dan digitaliseren en je B2B mandaten online afsluiten. Hierdoor bespaar je niet alleen veel tijd, maardoor het sterk vereenvoudigde proces zullen ook meer klanten geneigd zijn een mandaat af te sluiten. Een aantal klanten van Twikey behalen op dit gebied een succesratio van 100% !

Wat doet Twikey nu precies met B2B mandaten?

Unieke oplossing in België voor B2B domiciliëringen

De voorbije jaren hebben we een uniek netwerk opgebouwd met alle Belgische grootbanken. De nodige technische en zakelijke connecties werden gelegd. Zo hebben we voor B2B mandaten een volledige procedure uitgewerkt met de Belgische banken Belfius, BNP Paribas Fortis, ING, KBC, Crelan en Bank J. Van Breda.

Met elke bank werd afgesproken hoe ze de getekende documenten van ons zouden ontvangen en welke soort handtekeningen ze zouden aanvaarden. Veel gebruikte online tekenmechanismen zijn eID, itsme en bij een aantal banken kan de klant ook met zijn bankkaart tekenen.

De banken controleren meteen ook enkele belangrijke punten die eventueel de registratie van het mandaat zouden kunnen verhinderen:

is het de volmachthouder van de rekening die getekend heeft
werd er voldoende getekend
mogen er op de opgegeven rekening effectief B2B mandaten afgesloten worden
is de rekening niet geblokkeerd

Als aan al deze punten voldaan is, krijgt de klant hiervan een bevestiging en is hij zeker dat het mandaat onder het correcte mandaatnummer bij de bank werd geregistreerd. Ook de leverancier wordt hiervan direct op de hoogte gebracht.

Af en toe komen we bij Twikey nog leveranciers tegen die via een domiciliëring van 0,01 euro checken of het mandaat correct geregistreerd werd bij de bank. Als er een negatief antwoord komt, betekent dit dat de registratie niet correct was. Zo’n 0,01 euro domiciliëring wordt totaal overbodig bij een digitale flow.

Tot slot wordt het mandaat digitaal opgeslagen in de Twikey-omgeving van de leverancier én automatisch doorgestuurd naar zijn bank. Vanaf dan kan er geïnd worden.

Marktleider voor B2Bmandaten in Nederland

In Nederland waren we de eerste partij om B2Bmandaten af te sluiten met het eMachtiging protocol. De Nederlandse procedure loopt sterk gelijk met de Belgische procedure. Dezelfde zaken worden door de bank gecontroleerd en de klant ontvangt meteen een bevestiging van de geldige registratie van de machtiging.

Verschillend van België, is dat er in Nederland niet op verschillende manieren getekend kan worden, maar enkel via de banktoepassingen (tekenen met de token in de bankomgeving). Daarnaast wordt er ook wat minder feedback gegeven over mogelijke fouten.

Anderzijds kunnen Nederlandse klanten wel een limietbedrag bepalen tijdens het afsluiten van de machtiging. Wanneer er geïnd wordt, zal de bank nagaan of deze limiet niet overschreden wordt en indien nodig de inning weigeren. Twikey koppelt al deze informatie natuurlijk terug.

B2B mandaten afsluiten in andere landen ?

Helaas zijn er op dit moment géén initiatieven in andere landen om deze flow ook daar te digitaliseren. Twikey is wel in gesprek met enkele buitenlandse grootbanken, maar het zal vermoedelijk nog even duren vooraleer hier iets uit voort groeit.

Twikey heeft voor deze landen wel een oplossing uitgewerkt die zorgt voor de opvolging van de papieren uitwisseling, waarbij zowel het begin als het einde van het proces volledig digitaal afgehandeld wordt. Enkel de eindklant moet nog een “papieren” flow doorlopen en een bezoek brengen aan de bank.

Extra troef tijdens Covid-19

Zowel de banken als Twikey verkiezen deze online werkwijze. Om u een duwtje in de rug te geven, bieden we aan de bedrijven die voor 1 juni een abonnement bij ons afsluiten een gratis online training aan om het gebruik van onze oplossing te tonen.

Heeft u nog vragen over het afsluiten van B2B mandaten of wil u graag meer informatie over onze oplossing? Neem dan gerust contactmet ons op.

*Meer info over wat een B2B mandaat precies is, wat de voordelen zijn en hoe je dit online kan afsluiten vind je in deze blog.