Starten met automatische incasso's of incasso's
Starten met automatische incasso's is niet altijd eenvoudig. Soms ziet men door het bos de bomen niet meer. Daarom vatten we graag even samen wat er belangrijk is om probleemloos te starten.
Dikwijls krijgen wij de vraag van bedrijven hoe ze kunnen starten met automatische incasso's. In sommige gevallen zal de bank daar niet zo veel uitleg kunnen overgeven. We vatten daarom graag even samen wat er belangrijk is.
Wilt u starten met automatische incasso's (BE) of incasso’s (NL)? Dan zijn volgende elementen van belang.
- Om te starten met automatische incasso's of incasso’s moet u het akkoord van uw bank hebben.
- Vooraleer u uw klant automatisch kan innen dan moet u van uw klant een akkoord hebben. Dit akkoord heet een “machtiging” (BE) of een “machtiging” (NL).
- Telkens u een inning wil doen dan moet u de instructie aan uw bank geven. Dit gebeurt in de meeste gevallen via elektronische eBanking tools.
- Er is altijd een mogelijkheid dat er bij uw klanten weigeringen zijn; bv omwille van onvoldoende saldo. Hou er dus rekening mee dat u dit moet opvolgen en eventueel een tweede inning moet opzetten.
Stap 1: Akkoord met de bank
U moet bij de bank waar u uw automatische incasso's of incasso’s wil innen een contract afsluiten. U zal een schuldeisersnummer of incassant-ID krijgen. Bij het akkoord zal uw bank u vragen of u een “Core” of “B2B” contract wil afsluiten. Hou er rekening mee dat uw bank bepaalde verificaties kan doen ( business plan, cijfers van de voorbije jaren). Zij nemen immers ook een risico.
De 2 types van automatische incasso's of incasso’s houden belangrijke verschillen in.
- “Core” of “consumenten”: Het akkoord wordt tussen u en uw klant afgesloten en vergt geen enkele tussenkomst van uw bank. De klant kan ook een bedrijf zijn. Eén van de belangrijkste aandachtspunten is dat uw klant gedurende 8 weken zonder enige reden zijn geld kan terugvragen van de bank. De factuur of het contract blijven geldig maar dan moet u op een andere manier deze inning uitvoeren.
- “B2B”: Deze akkoorden worden tussen bedrijven onderling afgesproken. Daar komt de bank wel in tussen. Het akkoord van de klant moet door de klant aan bank bezorgd worden! Dit akkoord moet u ook nog terugkrijgen. Belangrijk is dat dit bedrijf ook een professionele rekening moet hebben. Bij sommige banken hebben zelfstandigen in bijberoep soms geen professionele rekening en kunnen ze geen B2B akkoord afsluiten. Ook niet alle banken ondersteunen zo’n B2B uitvoering (bv Bank Van de Post). Als uw klant dus bij zo’n bank zit gaat een B2B machtiging niet lukken.
Wij raden aan aan B2B bedrijven om beide contracten met de bank af te sluiten zodat te allen tijde een B2B of in back-up een Core kan gebruikt worden.
Tussen beide zijn er ook verschillen in de snelheid van uitvoering.
Stap 2: Akkoord van de klant
Eenmaal het akkoord van de bank kunt u uw klanten uitnodigen om een machtiging te ondertekenen. Dit kan op papier (via een wettelijk vooraf bepaald structuur van document!) of elektronisch (via Twikey).
Elk machtiging moet een uniek “machtigingrefertenummer” bevatten per volmacht. Dit is een uniek nummer voor u als schuldeiser. Bij elke bank zijn er aparte regels maar als u zorgt dat elke volmacht een uniek nummer draagt zult u geen problemen hebben.
Sommige banken vragen een geschreven handtekening op de machtiging. Een elektronische volmacht is ook voldoende volgens de wetgeving en is zelfs sterker qua bewijskracht.
Voor de B2B akkoorden is het belangrijk dat u de bevestiging van registratie bij de bank van de eindklant ontvangt. U kan anders geen inningen opstarten.
Een akkoord blijft u onbeperkt geldig zolang u die gebruikt. Als u deze niet meer gebruikt, blijft ze nog 36 maanden geldig. Een ongeldig getekend machtiging (in lijn met de wetgeving) kan tot 13 maanden teruggevorderd worden. Een eenvoudig vinkje op een website is onvoldoende als geldig bewijs.
Stap 3: Uitvoeringen van de inningen
Van zodra u een akkoord hebt van uw klant kunt u inningen uitvoeren. De gegevens van de machtiging moeten meegegeven worden in die inning-instructie. U kan typisch een instructie opmaken op volgende manieren:
- Voor kleine volumes van transacties die u zelf elke maand opnieuw wil ingeven kunt u dit doen via de internet banking applicatie van de uw bank of tool die de files aan de banken kan afleveren. (bv. Via Isabel of via Twikey)
- Voor kleine en grote volumes – u maakt een file aan (XML SEPA Direct Debit file) met daarin alle instructies:
- in uw boekhoudpakket (aan te raden)
- via Twikey (voor iets kleinere volumes van inningen)
In beide gevallen moet u met de file die aangemaakt wordt nog de stap zetten om een import of upload te doen in de internet banking applicatie van uw bank of via Isabel.
Een belangrijke spelregel; als u de eerste keer een inning uitvoert van een machtiging moet die aan de bank doorgegeven worden als een “First” en als deze eens doorgestuurd is, is de volgende transactie een “Recurrent”. U zal dit bij pakketten waar u zelf de ingave doet zelf moeten doen. Ook het moment van doorsturen moet beantwoorden aan bepaalde regels (voldoende op voorhand). Op 20 november 2016 verandert deze regel.
Stap 4: Opvolgen van de inningen
De bank zal feedback bezorgen. In de meeste gevallen zult u het bedrag enkele dagen later op uw rekening zien staan.
Hou daar rekening met het feit dat in sommige gevallen het geld op uw rekening kan komen maar daarna terug ervan kan verdwijnen. Dit kan voorkomen als de bank van uw klant niet dezelfde is als deze van u en wanneer er bv onvoldoende saldo op de rekening van uw klant was.
De bank kan feedback bezorgen op verschillende manieren.
- De gewone rekening informatie: hou daar rekening met een serieus kwaliteitsverschil in de rapportering van de verschillende banken.
- CODA of XML reporting: dit kan verwerkt worden in een boekhoudpakket. In dat geval kan een boekhoudpakket bij weigeringen en slechte uitvoeringen automatisch de nodige stappen zetten om een nieuwe SDD XML aan te maken.
- Sommige banken leveren nog extra rapportering (bv in XLS) met véél meer details. Vraag uw bank om meer informatie hierover.
Doordat de infrastructuur van de banken niet optimaal afgestemd is op goede feedback zal er in sommige gevallen wat giswerk zijn om te merken welke fout er voorkomt. In de meeste gevallen is de fout “onvoldoende saldo”.
Toegevoegde waarde van Twikey
Twikey assisteert in stap 2, stap 3 & Stap 4 (bij een aantal banken) als dit nodig is.
Twikey zorgt ervoor dat u stap 2 volledig elektronisch kan afhandelen en injecteert de informatie in geconnecteerde softwarepakketten of banken. Wij zorgen er ook voor dat klanten dat machtiging kunnen wijzigen (rekeningnummer, adres, bank,..) of eventueel kan annuleren.
B2B machtigingen worden elektronisch afgehandeld met eID kaarten en daar is een volledige elektronische flow mogelijk met de geconnecteerde banken. Voor Core of consumenten machtigingen kan de klant werken met een bankkaart of met eID kaart.
De elektronische afhandeling kan gebeuren op basis van een uitnodiging door u (bijvoorbeeld via tablet of vanuit uw website geïnitieerd). U kan ook terugkerende plannen aanmaken en voor sommige aangesloten banken de aflevering van de invorderingsinstructies en de opvolging van de rapportering via Twikey doen.
