Wat te doen met automatische incasso's bij een bedrijfsovername?

Automatische incasso's worden steeds vaker gebruikt als betaalmiddel. Met een Europese automatische incasso zal een schuldeiser via zijn bank kunnen invorderen op alle schuldenaars binnen het SEPA-gebied. Bij een bedrijfsovername worden de machtigingen overgenomen. Hoe gaat dit in zijn werk?

Bedrijfsovername of fusie? Wat met de bestaande automatische incasso's.

Een bedrijfsovername of fusie heeft een grote impact op de werking van een bedrijf en zorgt voor heel wat bijkomende administratie. Het is dan ook belangrijk om deze administratie tot een minimum te beperken. Voor terugkerende betalingen via automatische incasso zijn er tal van mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de recurrente betalingsflow vlekkeloos blijft verlopen zonder administratieve rompslomp en zonder de eindklant te moeten lastigvallen. Het is absoluut niet zo dat alle door het overgenomen bedrijf afgesloten automatische incasso's hernieuwd moeten worden. Wij zetten de mogelijkheden voor u op een rijtje.

Belang van de bank

Het te doorlopen proces voor het overnemen van machtigingen is grotendeels afhankelijk van de bank. Indien een bank de bestaande portefeuille met schuldeisernummers kan overnemen, is de overname bijzonder eenvoudig en volstaat het om naar de klant te communiceren dat door een ander bedrijf zal worden geïnd. Het schuldeisernummer verhuist van de ene naar de andere firma en de bank past, indien nodig, het rekeningnummer van de schuldeiser aan. Niet alle banken ondersteunen dit proces. Consulteer dus meerdere banken om een migratieproces te vermijden.

Indien de bank het schuldeisernummer niet kan overnemen, wordt het iets complexer. Het overnameproces van de machtigingen hangt dan af van het type machtiging. We onderscheiden hierbij een werkwijze voor core-machtigingen (kan gebruikt worden door particulieren en professionelen) en B2B-machtigingen (kan enkel door professionelen (niet-consument) gebruikt worden).

Overname van core-machtigingen

Core-machtigingen kunnen door de merchant zelf gemigreerd worden. De meeste boekhoudpakketten beschikken niet over de mogelijkheid om deze migratie uit te voeren en verwijzen bedrijven door naar Twikey. Via Twikey is het namelijk wel mogelijk om machtigingen te migreren van het oude schuldeisernummer naar het nieuwe. De machtiging zelf moet niet opnieuw worden opgemaakt, getekend en gevalideerd. U hoeft enkel het nieuwe schuldeisersnummer en naam van de nieuwe schuldeiser naar de eindklant te communiceren.

Overname van B2B-machtigingen

Deze werkwijze geldt niet voor B2B-machtigingen. Ervaring leert ons dat banken correcte registratie van gemigreerde B2B-machtigingen niet kunnen garanderen. We raden dan ook aan om deze machtigingen opnieuw te negotiëren en te vernieuwen. Klanten worden dan uitgenodigd om een nieuwe machtiging te ondertekenen. Via Twikey zet u een conversiecampagne op en nodigt u uw klanten (1 per 1 of in bulk) uit om eenvoudig online een machtiging te ondertekenen en toekomstige facturen te betalen via automatische incasso. Een succesvolle conversiecampagne kan worden uitgevoerd via:

e-mail
briefcampagnes (via een unieke code op de brief worden klanten doorgestuurd naar een gepersonaliseerde ruimte waar al hun contactgegevens automatisch vooraf zijn ingevuld. De klant hoeft enkel zijn akkoord te geven door de machtiging online te ondertekenen).
een portal op uw eigen website.

Via onze applicatie volgt u de campagne eenvoudig op en kunnen herinneringen automatisch worden uitgestuurd. We raden aan om de oude bestaande flow met het oude schuldeisersnummer tijdelijk te gebruiken in afwachting van de migratie van de nieuwe machtigingen. Zo behoudt u de bestaande inkomstenstroom en bent u niet afhankelijk van de actie van de eindklant.

Samenvattend

Het overnemen van automatische incasso's bij een bedrijfsovername wordt hoofdzakelijk bepaald door de bank en het type machtiging (core-machtiging en B2B-machtiging). Indien een bank het schuldeisernummer kan overnemen, kunnen ook de bestaande machtigingen meteen worden overgenomen. Indien een bank het schuldeisernummer niet kan overnemen, worden core-machtigingen via een migratie overgenomen en moeten B2B-machtigingen worden vernieuwd. Hieronder vindt u een overzicht terug.

Heeft u nog vragen? Twikey helpt bedrijven met hun recurrente betalingen en automatische incassoprocessen. Klik hier voor een vrijblijvend gesprek.